Harva ajatustyötä (tietotyötä) tekevä miettii työpaikalle menoa, jos on kiireellä saatava jotakin aikaiseksi. Myös uusia ideoita ja inspiraatioita lähetään usein hakemaan työpaikan ulkopuolelta. Miksi?
Eikö työpaikka olekaan paras ja inspiroivin paikka työn tekemiseen, vaikka se tarjoaakin kaikki fasiliteetit? Onko suurin osa työpaikoista ja työnteon malleista jämähtänyt viime vuosituhannelle, vaikka muu maailma on muuttunut yhä vain kiihtyvämpää vauhtia?
Mitä jos mietit asiaa hetken omalta osaltasi - miten sinun työpaikkasi on muuttunut esimerkiksi viimeisen 10 vuoden aikana, jos työvälineiden (kannettavat, kännykät, jne.) muuttumista ei oteta huomioon?
Suurimalle osalle varmaankin etätyö on tullut, ainakin osittain mahdolliseksi. Luultavasti myös organisaatiorakenteen muutosten määrä on lisääntynyt - tiimit vaihtuu, istumapaikat vaihtuu, jne. Kuulostaako tutulta?
Entä kiireen tuntu ja palaverien määrä, onko kenties lisääntynyt? Tuntuuko, että välillä päivät täyttyvät ehkä jopa turhistakin palavereista? Palavereista:
- joihin ihmiset saapuvat myöhässä,
- joissa ensimmäiseksi avataan läppärin kansi ja aletaan vastailla sähköposteihin, tekemään muita töitä tai lukemaan Ilta-Sanomia,
- joissa ihmiset miettivät vielä edellisen palaverin keskusteluja ja murehtivat seuraavia odottamassa olevia tehtäviä,
- joissa ihmiset eivät yksinkertaisesti ole läsnä, eli henkisesti paikalla.
Niille jotka vannovat tehokkuuden nimen, ja pyrkivät siksi hoitamaan montaa asiaa samanaikaisesti, voin paljastaa, ettei se tutkimusten mukaan onnistu. Sitä vastoin tehokkuus laskee, jonka lisäksi käytöksellä on myös muita sivuvaikutuksia - muun muassa kognitiivinen kyky heikkenee.
Ehkä olet huomannut joitakin sivuvaikutuksia myös itse? Kenties kiireinen työpäivä on vierähtänyt nopeasti, aivan kuin olisi kävellyt pienessä sumussa koko päivän. Tuntuu, ettei oikein mitään ole saanut aikaiseksi. Kenties jotkut asiat on jäänyt hoitamatta ja jälkeenpäin on pitänyt tarkastella, että tulikohan sitä ja sitä asiaa hoidettua, kun ei kerta kaikkiaan muista. Koko päivä kun tuli mentyä automaattipilotti päällä. Tehokasta, eikö vain?
Entä kun asiaa tarkastelee kanssaihmisten kannalta. Miltä tuntuu keskustella jonkun kanssa, jos toinen samalla räplää konetta tai kännykkää, lukee sähköposteja, tai miettii muita asioita? Entä kuinka paljon palavereissa syntyy keskusteluja ja uusia ideoita, kun osallistujat puuhastelevat omiaan? Kuinka motivoivaa palaverin läpivieminen tai toisen kanssa keskustelu ylipäätään on, jos toinen osapuoli ei ole oikeasti läsnä, vaan hänen ajatuksensa harhailevat muualla?
Etätyö ei tähän ongelmaan
selvästikään ole ratkaisu. Toisin sanoen on yhdentekevää, teetkö toitä etänä
vai toimistolla, jos et oikeasti ole läsnä.
Tämä asia on oivallisesti
ymmärretty Microsoftilla, jossa saimme kunnian vierailla noin kuukausi takaperin
MBA-kurssimme kanssa. He ovat siirtyneet uudenlaiseen läsnätyön kulttuuriin,
josta kerron lisää seuraavassa blogikirjoituksessani.
Työpaikoillahan kaikin tavoin pyritään nykyään minimoimaan kaikki mahdollisuudet keskittyneesti työn tekemiseen (= ainakin itselle yleensä jokseenkin yhdenpitävä tehokkaasti-sanan kanssa). Avokonttoriin, aidat pois, pienissä karsinoissa istutaan ja seurataan konttorielämää. Keskeytystä pukkaa mailit, chatit, puhelimet ja intranetiäkin pitäisi välillä refreshailla. Tähän vielä päälle työkavereilta tulevat kysymykset ja hihastanykimiset. Ilman oman firman ulkoisiakin ärsykkeitä on työhön keskittymisen mahdollisuudet koitettu minimoida.
VastaaPoistaJos jotain on pakko saada aikaiseksi, niin nykyään ainoa keino saada jotain todella tehtyä on jäädä kotiin, jossa näiden ärsykkeiden ulkopuolelle on vielä mahdollista linnoittautua. Toinen mahdollisuus on hiipiä töihin takaisin, kun perhe on saatu nukkumaan, eli tehdä työtä kello 20-04 välillä; tätäkin reseptiä olen käyttänyt tai joutunut käyttämään menestyksellä välillä.
Ne palaverit... Mikä sitten ajaa ihmiset palavereissa läppäreiden taakse ja laskee keskittymistasoa? Uskoisin, että kehitys tähän ei pitkällä välillä johdu pelkästään läppärihenkilöiden työmoraaliasioista vaan organisaatioissa elää näitä prosessi- ja palaveri-ihmisiä, joiden työ koostuu hyvin pitkälti palaveroinnista; oli niillä palavereilla sitten jotain merkitystä tai ei, niin niitä pidetään prosessin pakosta tai tottumuksesta. Kun palaverit ovat vähämerkityksisiä, niin keskittyminen siirtyy sinne läppäriin ja niihin kaikkiin muihin töihin, mitä pitäisi vielä päivän aikana saada aikaiseksi. Aika monet istunnot olisi voinut jättää ihan suosiolla turhana pitämättä.
Se on varma, että itse syyllistyn päivittäin häiriköintiin konttorilla, aiheutan keskeytyksiä ja käyttäydyn palavereissa joskus huonosti. Asiassa olisi henkilökohtaisesti parannettavaa, mutta toisaalta olemme myös keskimäärin kaikki ihmisiä. Kysymys mielestäni on enemmän siitä, että luodaanko organisaatioon sellainen ympäristö, joka tukee tehokasta työntekoa vai haetaanko säästöjä minimoimalla kiinteitä kustannuksia ja huomaamatta räjäytetään työn tuottavuus infrasta säästellessä.
Erinomainen kommentti. Olen asiasta kanssasi täysin samaa mieltä – toimistolle ei mennä, tai sitten sinne mennään ”hiljaisilla tunneilla”, kuten yllä osuvasti kuvasit.
PoistaKyseessä on maailmanlaajuinen ilmiö, kuten Jason Fried TED videossaan hyvin kertoo. Vai mitä mieltä olet? Eikö Jasonin havainnot kuulostakin harvinaisen tutuilta ja arkisilta?
Osa hänen toimenpide-ehdotuksistaan kuulostaa melko radikaaleilta, kuten esimerkiksi ”no-talk-thursdays”, myönnetään. Mutta näillä hän kuitenkin haluaa ainoastaan herättää keskustelua ja ravistella totuttua ajatusmaailmaa, uskoisin. Asian pihvi on silti selvä - työskentelytapoja ja työympäristöä tulee muuttaa vastaamaan nykymaailmaan tarpeita.
Pyrin seuraavassa kirjoituksessani kuvaamaan miten asiaa on lähdetty ratkomaan Microsoftilla. Itse olin ainakin kurssikavereideni kanssa näkemästäni vakuuttunut. Uskon vakuuttuneita olleen myös ne yli 45 000 vierasta, jotka ovat maailmanlaajuisesti käyneet asiaa ihmettelemässä ja siihen tutustumassa.